نظم الأرشيف الوطني دورة تدريبية بعنوان: “تطبيق أفضل الممارسات في مجال إدارة الوثائق الجارية والوسيطة وسياسة إدارة المراسلات”، وذلك انطلاقاً من اهتمام الأرشيف الوطني ببناء نظام متكامل ونموذجي لإدارة الوثائق الورقية والإلكترونية، وتطبيق سياسة متكاملة لإدارة الوثائق والمستندات وتعزيز المهارات في مجال حفظها ورقيا وإلكترونياً، وتطوير وتكوين الكوادر المؤهلة في مجال الأرشيف.

وحثت الدورة التدريبية التي حاضر فيها السيد رشيد حمداش أخصائي أرشيف رئيسي، عبر تقنيات التواصل عن بُعد، على أهمية الوثائق كأصول تاريخية نزيهة يتوجب حفظها للأجيال القادمة، وأكدت أهمية الحفاظ على الوثائق على ضوء المعايير التي حددها القانون الاتحادي الخاص بالأرشيف الوطني رقم 7 لعام 2008 والمعدل بالقانون رقم 1 لسنة 2014 ولائحته التنفيذية، وأنزلتْ مواده العقوبات الشديدة على من يهمل وثيقة رسمية أو يضيّعها، وحذرت من الإتلاف العشوائي للوثائق. وتطرقت الدورة التدريبية التي شارك فيها عدد كبير من موظفي الأرشيف الوطني إلى: الجرد وأساليبه في حصر جميع الملفات وإعداد القوائم، والسياسات وإجراءات العمل، والأدوات الفنية كخطة التصنيف والترميز، وخطة حفظ الملفات، والنظام الإلكتروني لإدارة الوثائق والسجلات، ثم البُنية التحتية من قاعات وتجهيزات تخزين الأرشيف، والموارد البشرية المتخصصة، ووحدة الوثائق؛ إذ تُلزم المادة رقم (5) من القانون المذكور الجهات بإنشاء وحدة تنظيمية تُعنى بالأرشيف.

وأوصى المحاضر المشاركين في الدورة التدريبية بالعودة إلى مواد القانون المذكور ولائحته التنفيذية في شؤون الأرشفة والتوثيق، والفهرسة والتصنيف، وكل ما يخص الوثيقة منذ نشأتها حتى حفظها في الأرشيف التاريخي في الأرشيف الوطني، وبيّن أن الأرشيف الوطني طبّق خطة تصنيف الوثائق منذ نشأة الوثيقة، إيماناً منه بأن الوثائق غير المصنفة تعدّ بحكم المفقودة لأنه يتعذر الوصول إليها واسترجاعها، فالتصنيف يسهّل البحث عن المعلومات واسترجاعها بيسر وسهولة.  وأشار المحاضر إلى أن الأرشيف الجاري والوسيط يبقى في الدائرة التي أنشأت الوثائق، ثم يتم تحويله إلى قسم الأرشيف التاريخي في الأرشيف الوطني حين الانتهاء من العمل به، وتصبح وثيقة رسمية ذات قيمة تاريخية، ويكون التحويل وفق قوائم للملفات المطلوب تحويلها فيها توضيح كامل لمضامينها، وأما الوثائق التي تنتهي قيمتها بعد مرحلة الأرشيف الجاري أو الوسيط فإنها تحالُ للإتلاف بعد عرضها على اللجنة المختصة في الأرشيف الوطني وموافقتها على عملية الإتلاف بالطرق الرسمية.

واستعرض المحاضر سياسة إدارة المراسلات الورقية والإلكترونية، والتي يتم تطبيقها على جميع المراسلات الرسمية والإدارية، والنظام المتبع فيها، وتحديد المسؤوليات، والأدوات اللازمة لإدارة المراسلات، وتطرّق المحاضر أيضا إلى تفاصيل العمل النموذجي والإجراءات والممارسات المتعلقة بإدارة المراسلات الواردة والصادرة التي تتم وفق أرقى المعايير في قسم (أرشيف المركز) بالأرشيف الوطني.