وزارة الخارجية تتسلم نسخة من أوراق اعتماد سفير الجمهورية التركية الجديد
على ضوء المادة 35 من اللائحة التنفيذية لقانونه
الأرشيف الوطني يوفر خطة موحدة لحفظ الوثائق المشتركة في الجهات الحكومية بالدولة
قام الأرشيف الوطني بتفعيل خطة موحدة لتحديد الوثائق المتشابهة في الجهات الحكومية على ضوء المادة 35 من اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني والقوانين المعدلة له، والتي نصت على أن الأرشيف الوطني يقوم بتحديد الوثائق المتشابهة في كل الجهات الحكومية من أجل ضبط عملية حفظ هذا النوع من الوثائق.
وتتيح هذه الخطة الفنية والقانونية، للجهات الحكومية إمكانية متابعة مدد الاحتفاظ بالوثائق التي تنتجها وتستقبلها، بناء على قيمتها والاشتراطات القانونية، وتحدد المصير النهائي لتلك الوثائق، سواء بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو الإتلاف طبقاً للإجراءات القانونية المعتمدة بالأرشيف الوطني وتحت إشرافه.
وعن أهمية هذه الخطة قال سعادة عبد الله ماجد آل علي المدير التنفيذي للأرشيف الوطني: يواصل الأرشيف الوطني دوره في تنظيم الأرشيف في الدولة على ضوء القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008م ولائحته التنفيذية والمعايير العالمية، ومن هذا المنطلق قام بإصدار الخطة الموحدة لتحديد الوثائق المتشابهة في جميع الجهات الحكومية من أجل ضبط عملية حفظ وإتلاف الوثائق.
وأضاف: إننا نخطط في الأرشيف الوطني للخمسين عاماً القادمة، ولذلك فإننا حريصون على ضبط كل وثيقة حكومية ذات قيمة تاريخية أو قانونية أو بحثية، وهذا ما يضمن لنا تشكيل رصيد أرشيفي متكامل حين نصل إلى مئوية الإمارات عام 2071م.
وحث سعادته جميع الجهات المعنية على مزيد من التعاون البناء مع الأرشيف الوطني من أجل تنفيذ هذه الخطة بما يخدم مصلحة الوطن وحفظ ذاكرته للأجيال، واعتبر هذ التعاون مسؤولية وطنية نتشرف جميعاً بالالتزام بها.
وتحصر هذه الخطة جميع الوثائق الناتجة عن سبع وظائف رئيسية مشتركة موجودة في كل الجهات الحكومية وهي: الموارد البشرية، والشؤون المالية، والشؤون القانونية، والمعلومات المؤسسية، والتطوير الإداري، والعلاقات العامة والاتصال الحكومي، والخدمات المساندة.
هذا، وقد اعتمد الأرشيف الوطني في حصر هذه الوظائف المشتركة، وفي تحديد العمليات التابعة لها، والأنشطة المرتبطة بها، والوثائق الناشئة عنها- على المنهجيات المنصوصة في الفصل السادس من اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشأن الأرشيف الوطني والقوانين المعدلة له وعلى وجه الخصوص المادة 35 منها، وعلى النصوص القانونية والتنظيمية الصادرة عن الجهات المرجعية في الدولة مثل: وزارة شؤون مجلس الوزراء ووزارة المالية والهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية وهيئة تنظيم الاتصالات والحكومة الرقمية ... وغيرها من النصوص القانونية ذات الصلة.
ويجب على كل جهة حكومية اتحادية تنفيذ هذه الخطة وتطبيق القواعد المذكورة فيها على جميع أنواع وأشكال الوثائق الورقية والإلكترونية الناشئة لديها، ويتولى الأرشيف الوطني مهمة تدريب موظفي الجهات الحكومية المعنيين من مسؤولين وموظفين على إدارة الوثائق وفق هذه الخطة بالشكل الأمثل.
من جهة أخرى تعتبر هذه الخطة إحدى أهم الممكنات لعمليات التحول الرقمي في الجهات الحكومية، إذ تضع إحدى الأسس المهمة لسياسة إدارة الوثائق الإلكترونية باستخدام البرامج التقنية لضبط عملية حفظ وإتلاف الوثائق والتقليل من إنشاء الوثائق الورقية.
وبهذا يحقق الأرشيف الوطني إنجازاً مهماً في مجال إدارة الوثائق والأرشيف الورقي والرقمي بالدولة، ويكون مواكباً لتوجهات الدولة فيما يتعلق باستراتيجية الحكومة الرقمية لدولة الإمارات- 2025.
وتتيح هذه الخطة الفنية والقانونية، للجهات الحكومية إمكانية متابعة مدد الاحتفاظ بالوثائق التي تنتجها وتستقبلها، بناء على قيمتها والاشتراطات القانونية، وتحدد المصير النهائي لتلك الوثائق، سواء بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو الإتلاف طبقاً للإجراءات القانونية المعتمدة بالأرشيف الوطني وتحت إشرافه.
وعن أهمية هذه الخطة قال سعادة عبد الله ماجد آل علي المدير التنفيذي للأرشيف الوطني: يواصل الأرشيف الوطني دوره في تنظيم الأرشيف في الدولة على ضوء القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008م ولائحته التنفيذية والمعايير العالمية، ومن هذا المنطلق قام بإصدار الخطة الموحدة لتحديد الوثائق المتشابهة في جميع الجهات الحكومية من أجل ضبط عملية حفظ وإتلاف الوثائق.
وأضاف: إننا نخطط في الأرشيف الوطني للخمسين عاماً القادمة، ولذلك فإننا حريصون على ضبط كل وثيقة حكومية ذات قيمة تاريخية أو قانونية أو بحثية، وهذا ما يضمن لنا تشكيل رصيد أرشيفي متكامل حين نصل إلى مئوية الإمارات عام 2071م.
وحث سعادته جميع الجهات المعنية على مزيد من التعاون البناء مع الأرشيف الوطني من أجل تنفيذ هذه الخطة بما يخدم مصلحة الوطن وحفظ ذاكرته للأجيال، واعتبر هذ التعاون مسؤولية وطنية نتشرف جميعاً بالالتزام بها.
وتحصر هذه الخطة جميع الوثائق الناتجة عن سبع وظائف رئيسية مشتركة موجودة في كل الجهات الحكومية وهي: الموارد البشرية، والشؤون المالية، والشؤون القانونية، والمعلومات المؤسسية، والتطوير الإداري، والعلاقات العامة والاتصال الحكومي، والخدمات المساندة.
هذا، وقد اعتمد الأرشيف الوطني في حصر هذه الوظائف المشتركة، وفي تحديد العمليات التابعة لها، والأنشطة المرتبطة بها، والوثائق الناشئة عنها- على المنهجيات المنصوصة في الفصل السادس من اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشأن الأرشيف الوطني والقوانين المعدلة له وعلى وجه الخصوص المادة 35 منها، وعلى النصوص القانونية والتنظيمية الصادرة عن الجهات المرجعية في الدولة مثل: وزارة شؤون مجلس الوزراء ووزارة المالية والهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية وهيئة تنظيم الاتصالات والحكومة الرقمية ... وغيرها من النصوص القانونية ذات الصلة.
ويجب على كل جهة حكومية اتحادية تنفيذ هذه الخطة وتطبيق القواعد المذكورة فيها على جميع أنواع وأشكال الوثائق الورقية والإلكترونية الناشئة لديها، ويتولى الأرشيف الوطني مهمة تدريب موظفي الجهات الحكومية المعنيين من مسؤولين وموظفين على إدارة الوثائق وفق هذه الخطة بالشكل الأمثل.
من جهة أخرى تعتبر هذه الخطة إحدى أهم الممكنات لعمليات التحول الرقمي في الجهات الحكومية، إذ تضع إحدى الأسس المهمة لسياسة إدارة الوثائق الإلكترونية باستخدام البرامج التقنية لضبط عملية حفظ وإتلاف الوثائق والتقليل من إنشاء الوثائق الورقية.
وبهذا يحقق الأرشيف الوطني إنجازاً مهماً في مجال إدارة الوثائق والأرشيف الورقي والرقمي بالدولة، ويكون مواكباً لتوجهات الدولة فيما يتعلق باستراتيجية الحكومة الرقمية لدولة الإمارات- 2025.
