في تأكيد جديد على تميزها في مجال إدارة العمل المالي الحكومي، وتطبيق الأنظمة المالية الاتحادية خلال فترة العمل عن بعد، أعلنت وزارة المالية عن نجاح تطبيق دورة الشراء إلى الدفع (Procure to Pay) والتي ساهمت في تسهيل عمليات الشراء والاعتماد الإلكتروني لطلبات وأوامر الشراء لدى مختلف الجهات الاتحادية في الدولة ، حيث أصبح بإمكان الجهات اعتماد طلبات الشراء وتوجيه أمر الشراء مباشرة الى المورد خلال دقائق في حال توفر كافة المستندات والثبوتيات المطلوبة.

وتعليقاً على ذلك؛ قالت سعادة مريم محمد الأميري، الوكيل المساعد لشؤون الادارة المالية العامة: “تواصل وزارة المالية جهودها الدؤوبة لتطوير خدماتها وتطبيق أفضل الممارسات المرتبطة بالتحول الرقمي، انطلاقاً من رؤيتها الاستراتيجية في أن تكون الجهة الحكومية الرائدة في تبني وتطبيق أفضل الممارسات الحديثة في مجال العمل المالي الحكومي، وبما يقدم نموذجاً ناجحاً يساهم في ترسيخ ريادة الدولة في مجال تطبيقات التحول الرقمي، ويخدم مختلف قطاعات الأعمال، ويدعم الجهات الاتحادية لتلبية متطلباتها التشغيلية من الخدمات والسلع لتقديم خدماتها الحيوية إلى الجمهور.» وأضافت الأميري: “ستستمر وزارة المالية في تطوير الإجراءات المالية ولا سيما تلك المتعلقة بالمشتريات الحكومية وفقاً لما يستجد من نظم وقرارات وتعاميم بهدف مواكبة التغييرات وضمان تطبيق الإجراءات المالية لدى جميع الجهات وضمان استدامة الإجراءات حفاظاً على تميز وريادة الحكومة الاتحادية. وإن وزارة المالية وفي ظل ما يشهده العالم اليوم من تحديات فرضها تفشي وباء كورونا المستجد (كوفيد-19)، استطاعت أن تحافظ على استمرارية وكفاءة عمل إجراءات المشتريات دون تأثر أو انقطاع، حيث استطاعت جميع الجهات الاتحادية المطبقة للنظام المالي الاتحادي من إتمام كافة إجراءات المشتريات والدفع الخاصة بها عن بعد، ومن دون تسجيل أية صعوبات تقنية أو فنية.»

ويسمح التطبيق بطرح الممارسات والمناقصات بحسب الإجراءات المنظمة لها وإجراء التقييم الفني والمالي وعمليات الترسية النهائية من خلال النظام. بالإضافة الى تمكين الموردين من تسليم الفواتير بشكل مؤتمت من خلال بوابة الموردين حيث تقوم الجهات باعتمادها واستكمال إجراءات الدفع دون الحاجة لأي اجراء يدوي، وقد بلغ متوسط فترة اعتماد الفواتير من تاريخ تقديم الفاتورة من قبل المورد حتى الدفع مستوى (5 أيام). وقامت الوزارة بإضافة خواص للنظام تسمح بمراقبة استكمال انجاز الفواتير الخاصة بالمورد في الإدارة المالية المختصة بكل جهة اتحادية في وقت محدد وفي حالة حدوث أي تأخير يتم التصعيد ضد الشخص المتأخر لضمان وصول استحقاق المورد في أسرع وقت، وعند الانتهاء من تدقيق الفواتير واعتمادها يتم تحويل مبلغ الفاتورة مباشرة عن طريق نظام الخزينة “TMS” إلى مصرف الإمارات العربية المتحدة المركزي ومنه مباشرة الى حساب المورد في البنوك والمصارف، وبمجرد تحويل المبلغ يتم اشعاره بذلك برسالة إلى البريد الإلكتروني الخاص به.

وفي حالة مواجهة المورد أي مشكلة يمكنه مباشرة التواصل مع المختصين بوزارة المالية عن طريق نظام الدعم الفني المركزي بالوزارة. كما راعت وزارة المالية خلال تطبيق النظام التأكد من استقلالية الجهات وعدم وجود إجراءات مركزية في عمليات الشراء، وذلك وفقاً لخطة المشتريات المعدة بواسطة الجهة والتي يتم رفعها على النظام لتحقيقها دون التدخل في البنود المالية الخاصة بالجهة. والجدير بالذكر بأن النظام يمكن المسؤولين في الجهات الاتحادية من الاعتماد الإلكتروني وعن بعد لكافة الإجراءات المالية للمشتريات والدفع بحسب صلاحيات الاعتماد الممنوحة لهم كما وردت في دليل الإجراءات المالية الموحد ومن خلال الهاتف المتحرك أو الأجهزة اللوحية وفي أي وقت ومكان داخل الدولة أو خارجها. ولضمان جودة التطبيق؛ قامت وزارة المالية بتطبيق النظام على الجهات الاتحادية بشكل متسلسل من خلال دراسة طبيعة عمل الجهة ووضع خطة عمل للتنفيذ مبنية على جدول زمني يراعي ارتباطات الجهات بالمشاريع الأخرى. وتم تنظيم ورش عمل عديدة للمختصين من الجهات الاتحادية للاستماع إلى متطلباتهم، وتبعتها ورش عمل أخرى لاستعراض تصميم دورة العمل والتأكد من مطابقة دورة النظام لدورة عمل الخاصة بالجهة إلى جانب ورش تدريب المستخدمين من المختصين. كما وفرت وزارة المالية خدمات الدعم الفني والمحاسبي للرد على جميع استفسارات الجهات الاتحادية والموردين المسجلين من خلال الاتصال بمركز الدعم.

وأصدرت وزارة المالية دليل الفصل بين الصلاحيات شملت دورة الشراء إلى الدفع الذي يوضح القواعد التي تحكم مبادئ الفصل بين الصلاحيات (ضمان عدم منح نفس الموظف صلاحيات تتعارض مع بعضها البعض) بحيث يتم توزيعها على أكثر من موظف لضمان عدم تمكن أي موظف أو مجموعة من الموظفين من ارتكاب أو إخفاء الأخطاء أو التحايل عند أدائهم لعملهم المعتاد وأثناء معالجة المعاملات عبر مراحلها المختلفة. ويعتبر تطبيق الدليل إلزامياً على جميع الجهات الاتحادية التي تستخدم النظام المالي الإتحادي في معاملاتها ويغطي دليل الفصل بين الصلاحيات أكثر من 200 قاعدة ويحدد بوضوح جميع حالات التعارض المحتملة بين الصلاحيات.

ويتم تصنيف المخاطر (منخفض / متوسط / مرتفع) لكل حالة من حالات التعارض بناءً على درجة تأثيرها. ودعمت ذلك بتطوير نظام إلكتروني للفصل بين الصلاحيات يُمكّن الحكومة الاتحادية من تعزيز النزاهة والدقة والشفافية والمساءلة والضبط الداخلي، وذلك انطلاقاً من رسالتها الرامية إلى إدارة وتنمية الموارد المالية للحكومة الاتحادية بكفاءة وابتكار من خلال السياسات المالية الفاعلة والقدرات المتميزة والعلاقات المحلية والدولية لتحقيق التطوير والاستدامة وسلامة النظام المالي وفقاً لأفضل الممارسات العالمية.