في إطار اهتمامه بتوفير نظام لإدارة الوثائق والسجلات في دورة حياتها في المرحلتين الجارية والوسيطة؛ نظم الأرشيف الوطني ورشة تثقيفية في مجال العمل؛ بعنوان: "نظام إلكتروني لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة الورقية والرقمية" أعلن فيه عن استقطابه لنظام إلكتروني حديث يوفر أفضل الخدمات في إطار استراتيجيته في مجال إدارة الوثائق والسجلات الورقية والرقمية الجارية والوسيطة، وتصنيفها وحفظها بناء على إجراءات الأرشفة المتبعة في الأرشيف الوطني.

وأكدت الورشة التي قدمها السيد رشيد حمداش من قسم أرشيف المركز أن الأرشيف الوطني بوصفه مؤسسة ريادية في مجال إدارة الأرشيفات الحكومية، يستهدف من هذا المشروع التغلب على تحدٍ كبير بوضع نموذج متكامل لإدارة الوثائق والسجلات لكي تتقيد به الجهات الحكومية في الدولة، وبناء منظومة متكاملة لإدارة الوثائق والسجلات منذ نشأتها أو استلامها وريثما تصل إلى مرحلة الإتلاف أو الحفظ الدائم، وربطه بالأنظمة الإلكترونية المتوفرة بالأرشيف الوطني، وتوفير الدعم الاستشاري للجهات الحكومية في مجال الأرشفة، وتنظيم العمل الإداري بتطبيق أفضل الممارسات والمعايير والمقاييس الوطنية والدولية في مجال إدارة الوثائق والسجلات بهدف إتاحة المعلومات لمتخذي القرار بكفاءة وسرعة.

وأشارت الورشة التي نظمها أرشيف المركز في الأرشيف الوطني إلى أن المرحلة التجريبية لتطبيق المشروع ستبدأ قريباً في الأرشيف الوطني لتدريب الموظفين على استخدامه ولكي يتأكدوا من جودة أدائه، ولتعزيز ثقة الموظفين بالنظام وإمكانياته في مجال حفظ جميع الملفات الخاصة بالوحدات التنظيمية في الأرشيف الوطني، وجميع مراسلاته مما يسهل عليه إجراءات العمل عن بعد.

وحول الفوائد المتوقعة من هذا المشروع؛ فقد أوضحت الورشة أن النظام سيفيد في تقليص الإجراءات الورقية  وضبط سرية الوثائق والسجلات الجارية والوسيطة، وإجراءات تداول الملفات في الأرشيف الوطني، وتوفير المساحات الكافية في الإدارات والمخازن، وتنظيم إجراءات تصنيف وإتلاف الوثائق الجارية والوسيطة، وتحسين إجراءات تبادل الوثائق بين الإدارات، والسرعة في الوصول إلى الوثائق وسهولة استرجاعها، وإدارة البيانات بكفاءة، وتوفير شروط حفظها على المدى الطويل، واستخدام التكنلوجيا الحديثة في إنشاء الوثائق الإدارية والفنية إلكترونيا.

وأشارت الورشة – التي تابعها عدد كبير من المهتمين وناقشوا فيها الكثير من تفاصيل المشروع-إلى أن النظام يستخدم كمستودع واحداً مشتركاً لجميع المستندات المنشأة والمستلمة بالأرشيف الوطني، ويوفر كل الوظائف والمتطلبات الضرورية واللازمة لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة بما ينسجم مع القوانين واللوائح الوطنية، ويتميز بشموليته وقدرته الكبيرة على إدارة الوثائق الجارية والوسيطة، ويمكن ربطه بالأنظمة والتطبيقات الداخلية التي تعتبر مصدراً مهماً لإنشاء وتسجيل الوثائق المنشأة والمستلمة بالأرشيف الوطني.
وقدمت الورشة شرحاً حول إمكانية دعم النظام للذكاء الاصطناعي بطريقة تدريجية، وكيفية ربط النظام بالأنظمة الداخلية، والوظائف التي يؤديها هذا النظام الإلكتروني.

يذكر أن هذه الورشة التثقيفية قد تناولت المحاور الأساسية التالية: تعريف بالمشروع، وأهدافه الأساسية، والمنافع المتوقعة منه، ونطاق المشروع، وأساليب ربط المشروع بالأنظمة الداخلية، ووظائف النظام الإلكتروني، ومتطلباته.