نظم الأرشيف الوطني دورة تدريبية بعنوان" :جرد الوثائق في الجهات الحكومية" لصالح موظفي وزارة العدل. وتعدّ هذه الدورة إحدى نتائج مذكرة التفاهم التي تم توقيعها مؤخراً بين الأرشيف الوطني ووزارة العدل، والتي تهدف إلى تعزيز التعاون في المجالات التي تدعم رسالتيهما، والعمل معاً في تنظيم أرشيف الوزارة.

وجاءت هذه الدورة التدريبية إسهاماً من الأرشيف الوطني ببناء نظام متكامل ونموذجي لأرشيف وزارة العدل بشقيه الورقي والإلكتروني، وتطبيق سياسة متكاملة لإدارة الوثائق والمستندات، وتعزيز المهارات في مجال حفظها ورقياً وإلكترونياً، وتطوير الكوادر المؤهلة في مجال الأرشيف.

وتطرقت الدورة التدريبية التي حاضر فيها خبير الأرشفة أحمد موجب، عبر تقنيات التواصل عن بُعد- إلى الوثيقة الأرشيفية، وعملية جرد الوثائق المنتجة والمستلمة في الجهة الحكومية، وتحديد مواقع حفظها وإعداد القوائم لها، مشيرة إلى أن تطبيق إجراء الجرد للوثائق المنتجة والمستلمة يكون في الجهة الحكومية، للتعرف على أعداد وأنواع الوثائق ومواقع حفظها، وينفذ هذه الإجراء بشكل دوري في نهاية كل سنة. وحددت الدورة التدريبية الهدف من عملية جرد الوثائق بالامتثال للمتطلبات القانونية التي حددها القانون الاتحادي الخاص بالأرشيف الوطني رقم 7 لعام 2008 والمعدل بالقانون رقم 1 لسنة 2014 ولائحته التنفيذية، والتي تتطلع إلى حصر الملفات والوثائق في المواقع التابعة للجهة الحكومية، وإعداد قوائم للملفات الموجودة في كل الوحدات التنظيمية للتمكن من التدقيق على سلامتها، واستخدام القوائم للبحث عن الوثائق وضبط عملية الاطلاع عليها.

وتناولت الدورة التدريبية مواد القانون رقم 1 لسنة 2014 ولائحته التنفيذية التي تناولت تنظيم الوثائق وحفظها لدى الجهات الحكومية، واستعرضت صوراً للأرشيف المبعثر في بعض المخازن، وكيفية وضع الملفات في علب أرشيف ورفعها على الرفوف، وصوراً للأرشيف الموجود على الرفوف أوفي في الخزائن، وكيفية ترقيم العلب أو الملفات الواحدة بعد الأخرى بغض النظر عن المحتوى أو المصدر.

وتطرقت الدورة التدريبية التي شارك فيها عدد كبير من موظفي وزارة العدل، وموظفي الأرشيف الوطني إلى التحضير لعملية جرد الوثائق بتحديد المواقع المطلوب جرد الوثائق فيها، وإعداد ملصقات لترقيم المواقع والرفوف والخزائن، ووضع الملصقات في المكان المناسب، ومن ثم تسجيل بيانات الجرد، وحددت المطلوب من الجهة الحكومية لتنظيم عملية جرد الوثائق وإنجازها.

ويذكر أن الأرشيف الوطني قد وضع خطة لنشر الثقافة الأرشيفية بين المؤسسات الحكومية؛ فنظم عدداً كبيراً من الورش التوعوية للجهات الحكومية، ودارت العديد منها حول إجراءات العمل في إدارة الوثائق الجارية والوسيطة، وتنظيم الأرشيف الورقي والإلكتروني بمختلف أشكاله، وقد اشتملت الورش التوعوية أيضاً على العديد من المواضيع مثل: جرد الوثائق، وتحويل الوثائق والأرشيف، وإتلاف الوثائق، وتصنيف الوثائق، وإعداد خطط حفظ الملفات، وحفظ الوثائق وإتاحتها، والعديد من قضايا الأرشفة الإلكترونية.

وينظم الأرشيف أيضاً ورشاً توعوية للمسؤولين في الأرشيفات، تشرح أهمية إدارة الملفات في الجهة الحكومية بطريقة علمية بما يتوافق أو يتماشى مع قوانين الدولة. وإلى جانب ذلك كله، تقوم فرق مختصة من الأرشيف الوطني بزيارات ميدانية لتنظيم أرشيفات الجهات الحكومية بالدولة، كما يقدم الأرشيف الوطني خدمة الاستشارات المجانية وغيرها للجهات الحكومية والجهات الخاصة.