تطبيق نظام العمل عن بعد في صندوق الزكاة
كشف صندوق الزكاة بأنه في إطار التدابير الاحترازية التي تتخذها الدولة للحد من انتشار فيروس كورونا، ولتحقيق أعلى مستويات الصحة والسلامة للموظفين والمتعاملين، فقد تقرر تطبيق العمل عن بعد للفئات المحددة في التعميم الصادر من الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية (دليل تطبيق العمل عن بعد في الحكومة الاتحادية والإجراءات في الظروف الطارئة)، بالإضافة للموظفين ذوي الحالات الصحية التي تستدعي العمل عن بعد احترازيًا.
وأوضح سعادة الأمين العام عبدالله بن عقيدة المهيري، أن الصندوق لديه آلية معتمدة للعمل عن بعد تم إطلاقها في عام 2011 وتمت مواءمتها مع الدليل الصادر عن الهيئة. حيث تم عقد اجتماع مع مدراء المراكز والإدارات ورؤساء الأقسام لمناقشة آلية تطبيق النظام، والاحتياجات التقنية، وتشمل زيادة عدد أجهزة الحاسب المحمول لموظفي العمل عن بُعد الإضافيين، وزيادة عدد رخص برنامج MS teams، ورفع القدرة الاستيعابية للدخول عن بعد بنفس الوقت من 50 -100 مستخدم.
كما تم مناقشة آلية توزيع أوقات العمل عن بعد التي تتطلب الاتصال مباشرة مع أنظمة صندوق الزكاة الداخلية، وتوزيع الأدوار لموظفي كل إدارة معنية لتخفيف الضغط على نظام العمل عن بعد وضمان استمرارية الأنظمة بصورة سلسة. كما أسفر عن ذلك اتخاذ القرار بإيقاف استقبال المتعاملين في مراكز تقديم الخدمة (مستحقي الزكاة) والانتقال بدلا عنها إلى الخدمات الإلكترونية والذكية في خدمة صرف الزكاة والخدمات التابعة - وتشمل الخدمات التكميلية: متابعة طلب الزكاة (متابعة/شهادة لمن يهمه الأمر)، طلب استرحام – ويستمر الإيقاف حتى إشعار آخر.
وأوضح سعادته، أنه من ضمن القرارات المتخذة أن يتم تقليل الاحتكاك المباشر بين الموظفين، وتعميم معايير الصحة والسلامة المعتمدة من الجهات الصحية المعتمدة، وبث الرسائل التوعوية للمتعاملين، وتوجيه الأنشطة التسويقية للخدمات بتعريف الجمهور بالخدمات الإلكترونية والذكية لجميع خدمات الصندوق والمتاحة على مدار الساعة وطيلة أيام الأسبوع.
وتشمل الاجراءات الاحترازية المتبعة في مقر الصندوق:
•الحد من الاجتماعات.
•اقتصار العمل من المكتب وتقليل التجول بين المكاتب.
•تقليل الاستخدام الورقي قدر الامكان واتباع الاجراءات الوقائية في حال الاستخدام.
•مراعاة المسافة بين الموظفين عند التواصل بحيث لا تقل عن 2 مترا.
•يتم ايقاف خدمة القهوة والشاي للموظفين كإجراء احترازي.
•يتم التواصل من خلال البريد الالكتروني والهاتف عوضاً عن التواصل المباشر والورقي.
وأوضح سعادة الأمين العام عبدالله بن عقيدة المهيري، أن الصندوق لديه آلية معتمدة للعمل عن بعد تم إطلاقها في عام 2011 وتمت مواءمتها مع الدليل الصادر عن الهيئة. حيث تم عقد اجتماع مع مدراء المراكز والإدارات ورؤساء الأقسام لمناقشة آلية تطبيق النظام، والاحتياجات التقنية، وتشمل زيادة عدد أجهزة الحاسب المحمول لموظفي العمل عن بُعد الإضافيين، وزيادة عدد رخص برنامج MS teams، ورفع القدرة الاستيعابية للدخول عن بعد بنفس الوقت من 50 -100 مستخدم.
كما تم مناقشة آلية توزيع أوقات العمل عن بعد التي تتطلب الاتصال مباشرة مع أنظمة صندوق الزكاة الداخلية، وتوزيع الأدوار لموظفي كل إدارة معنية لتخفيف الضغط على نظام العمل عن بعد وضمان استمرارية الأنظمة بصورة سلسة. كما أسفر عن ذلك اتخاذ القرار بإيقاف استقبال المتعاملين في مراكز تقديم الخدمة (مستحقي الزكاة) والانتقال بدلا عنها إلى الخدمات الإلكترونية والذكية في خدمة صرف الزكاة والخدمات التابعة - وتشمل الخدمات التكميلية: متابعة طلب الزكاة (متابعة/شهادة لمن يهمه الأمر)، طلب استرحام – ويستمر الإيقاف حتى إشعار آخر.
وأوضح سعادته، أنه من ضمن القرارات المتخذة أن يتم تقليل الاحتكاك المباشر بين الموظفين، وتعميم معايير الصحة والسلامة المعتمدة من الجهات الصحية المعتمدة، وبث الرسائل التوعوية للمتعاملين، وتوجيه الأنشطة التسويقية للخدمات بتعريف الجمهور بالخدمات الإلكترونية والذكية لجميع خدمات الصندوق والمتاحة على مدار الساعة وطيلة أيام الأسبوع.
وتشمل الاجراءات الاحترازية المتبعة في مقر الصندوق:
•الحد من الاجتماعات.
•اقتصار العمل من المكتب وتقليل التجول بين المكاتب.
•تقليل الاستخدام الورقي قدر الامكان واتباع الاجراءات الوقائية في حال الاستخدام.
•مراعاة المسافة بين الموظفين عند التواصل بحيث لا تقل عن 2 مترا.
•يتم ايقاف خدمة القهوة والشاي للموظفين كإجراء احترازي.
•يتم التواصل من خلال البريد الالكتروني والهاتف عوضاً عن التواصل المباشر والورقي.
