بحثت جمعية الشارقة الخيرية خلال استقبالها وفدا من هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف بمقرها الرئيسي أوجه التعاون بين الجانبين بما يعزز مكانة العمل الخيري و توحيد آلية تنظيم الوثائق وحفظها في الجهات الحكومية في الإمارة.
كما استعرض اللقاء مشروع تنظيم الوثائق الجارية والوسيطة للجمعية الذي سيُسهم في تسهيل إجراءات العمل وتنظيم إدارة وثائق الجمعية وحفظها وفق أفضل الممارسات العالمية الى جانب إطلاع الوفد الزائر على ما تقوم به الجمعية من مشاريع وحملات خيرية.
حضر اللقاء الشيخ صقر بن محمد بن خالد القاسمي رئيس مجلس إدارة جمعية خيرية الشارقة و صلاح سالم المحمود مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف الى جانب أعضاء مجلس إدارة الجمعية و مديرها التنفيذي عبدالله سلطان بن خادم.

و قال الشيخ صقر بن محمد القاسمي إن اللقاء المثمر تضمن تبادل الحديث حول نظم الأرشفة و شرحا مفصلا حول الآلية الأكثر مرونة وسهولة لتمكين الجمعية من توثيق وأرشفة أعمالها بما يواكب برامج الأرشفة الرقمية لإمكانية الرجوع إليها في أي وقت بسهولة خاصة في ظل التوسع الكبير الذي تنتهجه جمعية الشارقة الخيرية في مسيرتها الإنسانية والتي أضحت تغطي أكثر من 25 ألف مستفيد داخل دولة الإمارات و يقدر حجم إنفاقها العام على جميع أعمالها الخيرية سنويًا أكثر من 200 مليون درهم. من جانبه أكد صلاح المحمود تطلع الهيئة إلى تعزيز العمل الحكومي المشترك مع الجمعية لتوثيق جهود إمارة الشارقة في إرساء العمل الخيري داخل وخارج الدولة من خلال مختلف المشاريع والمبادرات ..

مثمنا جهود وحرص الجمعية على بناء نظام متكامل لوثائقها الخصوصية الأمر الذي سيسهم في توثيق أعمال الجمعية . واستعرضت أسماء ناصر مدير إدارة الوثائق والأرشيف في الهيئة خلال اللقاء مراحل إعداد مشروع النظام والاَلية المتبعة في تنفيذه والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل مشتركة يتم من خلالها تحديد الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية والمتطلبات الأساسية إلى جانب مرحلة حصر الوثائق وإعداد خطة نظام التصنيف ومدد الاستبقاء وصولاً إلى عملية التطبيق وتنفيذ خطة المشروع والتي تسهم في تنظيم إدارة الوثائق وحفظها.