ناقشت هيئة كهرباء ومياه الشارقة وهيئة الوثائق والأرشيف مشروع إعداد نظام متكامل لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة لهيئة كهرباء ومياه الشارقة يتم خلال عدة مراحل تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل مشتركة بين الجانبين ووضع خطط التصنيف ومدد الاستبقاء ووصولاً إلى عملية التطبيق وتنفيذ خطة المشروع التي تسهم في تنظيم إدارة وحفظ وثائق هيئة كهرباء ومياه الشارقة. وبحث الجانبان بحث آليات التعاون بين الجانبين لترحيل وثائق هيئة الكهرباء لأمانة الوثائق التابعة لهيئة الوثائق والأرشيف لحفظها وذلك بعد اتباع الإجراءات اللازمة.

جاء ذلك خلال لقاء سعادة الدكتور المهندس راشد الليم رئيس هيئة كهرباء ومياه الشارقة وفدا من هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف برئاسة سعادة صلاح سالم المحمود مدير عام الهيئة وحضور حصة بورقيبة مدير إدارة التخطيط الاستراتيجي والتميز المؤسسي وأسماء ناصر مدير إدارة الوثائق والأرشيف وتريم الشامسي نائب مدير إدارة تقنية المعلومات ومريم المنصوري رئيس قسم الأرشفة الحكومية والشيخ صقر القاسمي ضابط وثائق في الهيئة.
وأكد سعادة الدكتور المهندس راشد الليم رئيس هيئة كهرباء ومياه الشارقة ان الهيئة تعمل على تنفيذ سياسة متكاملة لإدارة الوثائق بناء على أحدث التقنيات والتكنولوجيا المستخدمة في التوثيق والأرشفة الإلكترونية وإدارة المعلومات بالإضافة إلى التجهيزات الخاصة بتخزين وتداول الوثائق الورقية والأوعية المعلوماتية الأخرى والحفاظ على الوثائق والسجلات الرسمية لتوفير المعلومات الموثقة الكافية والمناسبة لدعم النشاطات.

واستعرض الليم الجهود التي يقوم بها هيئة كهرباء ومياه الشارقة في تطبيق أنظمة الحفظ والأرشفة وجهود التوثيق المتبعة في كافة إدارات الهيئة ..مطلعا الوفد على عدد من مبادرات الهيئة وعمليات التوثيق وطرق الحفظ والأرشفة المتبعة بما يتناسب مع طبيعة الوثائق والمستندات المستخدمة.
وأشاد بدور هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف في تطوير معايير التوثيق وآليات تنظيم وإدارة الوثائق والأرشيف بما يتناسب مع مهام واختصاصات الجهات المختلفة ومنهجية عملها ..مؤكدا حرص الهيئة على الاستمرار في تبادل الخبرات والمعلومات والبيانات مع هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف ومواصلة الاجتماعات واللقاءات بين الجانبين من أجل تحقيق أعلى معايير النظم التوثيقية والأرشيفية.

من جانبه أكد سعادة صلاح سالم المحمود أهمية التعاون بين الجانبين والذي يأتي اتساقاً مع أهداف الهيئة الاستراتيجية الهادفة إلى توحيد وتطبيق نظام إدارة الوثائق والأرشيف للجهات الحكومية في إمارة الشارقة وفقًا لأعلى المعايير العالمية التي تضمن حفظ الوثائق وصونها من عوامل الضياع والتلف وذلك لما تختزله هذه الوثائق من أهمية إدارية وتاريخية كبيرة تعكس تطور وازدهار الإمارة.