أكدت جامعة الإمارات العربية المتحدة على أهمية الحفاظ على صحة العاملين في ظل الظروف الراهنة حيث قامت بتفعيل نظام العمل عن بعد في الجامعة للفئات التي حددتها الجهات المختصة شريطة أن لا تتطلب مهامهم الوظيفية ضرورة تواجدهم في مقر العمل  التزاماً باللوائح المعمول بها , وقد حددت الجامعة الفترة ابتداء من 15 إلى 26 مارس الجاري وهي فترة قابلة للتجديد بناء على المستجدات فيما يتعلق بفيروس كرونا.

وأشار سعيد بالكيلة العامري- مدير إدارة المناقصات والمشتريات- إلى أن الإدارة اتخذت كافة الإجراءات التي تكفل العمل عن بعد وعقدت منذ أسبوعين برنامجاً تدريبياً لموظفيها عن كيفية العمل عن بعد وخاصة فيما يتعلق بالمتعاملين والموردين والرد على استفساراتهم واستقبال طلباتهم عبر البريد الالكتروني وبرنامج سكايب للأعمال  وجروب وتس اب بين فريق العمل ولجنة المشتريات وقال إن النظام فعال ويلبي متطلبات العمل خاصة بأن التقنيات بالجامعة متطورة وتم توفير كل مستلزمات نظام العمل عن بعد بما يكفل حسن سير العمل.

وذكرت عفراء الشامسي- المدير التنفيذي لقطاع تقنية المعلومات بالجامعة -   لقد تم تفعيل نظام العمل عن بعد في جامعه الامارات وذلك استجابة للتوجيهات الصادرة من الجهات المختصة بالدولة كجزء من الإجراءات الاحترازية الخاصة بالحد من انتشار فيروس كوفيد 19 .

و إن الجامعة تتمتع بالجاهزية من ناحية توافر البنية التحتية اللازمة لتشغيل أنظمة العمل عن بعد و التي يستعين بها الموظفون في أداء مهامهم اليومية بصورة لا تختلف كثيرا عن تواجدهم ضمن مكاتبهم كون هذه الأنظمة توفر جميع ما يحتاجه الموظف للقيام بالعمل عن بعد على أكمل وجه و بنسبة تصل في معظم الوقت إلى 100  ‎%‎ . حيث إن أنظمة العمل عن بعد المستخدمة تعتبر من أحدث الأنظمة المعدة لهذا الغرض عالميا وأكثرها كفاءة و تلبية للاحتياجات الخاصة بالعمل عن بعد و أشارت الشامسي إلى أن الجامعة تستخدم نظام VPN او Remote Desktop و هو نظام يتيح للموظف الوصول إلى جميع الوثائق و المستندات و غيرها الموجودة على سطح المكتب الخاص بالحاسب الآلي في مكتبه كما يوفر للموظف خيار الوصول الى جميع التطبيقات الموجودة على حاسب العمل الخاص به و ذلك لاستخدامها في العمل مما يمكن الموظف من العمل بأريحية و سلاسة مع توافر جميع ما يحتاجه من وثائق و مستندات في متناول يده إضافة إلى Skype for business & Microsoft team حيث يتيح كلا التطبيقين للموظف خاصية عقد الاجتماعات الخاصة بالعمل عن بعد بكل سهولة لتوافر خصائص في التطبيقين كليهما تدعم عقد الاجتماعات بالصوت والصورة إلى جانب إتاحة برنامج skype for business للموظف استقبال وإرسال المكالمات الخاصة به على رقم هاتف العمل الخاص به نفسه  وأيضاً نظام One drive for business  حيث يتيح هذا البرنامج تحميل جميع الوثائق الخاصة بالعمل و مشاركتها مع جميع الأشخاص المخول لهم و المراد مشاركتها معهم لضمان سير العمل.

وقد أصدرت الجامعة تعميماً إلى الموظفين غير المشمولين للاستمرار في الحضور للعمل كالمعتاد، مع مراعاة تعليمات الوقاية، حتى صدور أية توجيهات أخرى. كما أصدرت تعليمات خاصة بشأن الموظفين الذين يتعين عليهم عزل أنفسهم لمدة (14) يوماً بسبب السفر أو بسبب استقبالهم لأشخاص عائدين من السفر   وفق محددات بحيث يستطيع الموظف العمل عن بعد بالاتفاق مع الرئيس المباشر كما حددت رقم هاتف خاص للرد على الاستفسارات والتساؤلات حول هذا الموضوع.

كما أصدرت الجامعة  دليلاً تطبيقياً حول  "العمل عن بعد" وإرشادات إجرائية خلال الظروف الطارئة تم تعميمه على جميع الموظفين حددت فيه مهام الرئيس المباشر منها اعتماد "طلب العمل عن بعد" للموظف في نظام الحضور والانصراف الإلكتروني تحت بند إذن رسمي واعتماد جدول وخطة العمل اليومية للموظف والتأكد من كفايتها لتغطية الوقت المطلوب، ومتابعة أداء الموظف وتقديم كافة أوجه الدعم والنوعية والارشاد والتوجيه الاشرافي، وابلاغ الموظف بالحضور إلى مقر العمل عند الطلب إن دعت الضرورة لذلك وكذلك التأكد من ان تطبيق العمل عن بعد لا يؤدي الى الاخلال بمصلحة العمل والمساهمة في توفير مستلزمات انجاز العمل للموظف الذي يعمل عن بعد كلما دعت الحاجة لذلك. كما حدد الدليل الإجراءات التي ينبغي على الموظف القيام بها ومنها تقديم " طلب العمل عن بعد" في نظام الحضور والانصراف تحت بند إذن رسمي ومتابعة اعتماده من الرئيس المباشر. وانجاز الاعمال والمهام المطلوب منه تحقيقها من خلال العمل عن بعد على الوجه الأمثل، والمحافظة على مستوى عال من الإنتاجية وجودة الأداء خلال فترة تطبيق العمل عن بعد، والالتزام بجدول العمل المقرر والتأكد من العمل وفقا لما تحدده الكلية أو الإدارة التي يعمل بها بما يحقق ضمان سهولة التواصل والتفاعل مع المسؤول وجميع الموظفين المعنيين لإنجاز الاعمال والالتزام بالتواجد في مقر العمل عند الطلب.

كما أصدرت تعليمات خاصة حول باستخدام جهاز كمبيوتر المكتب عن بعد من خلال تقنية الـ VPN بنفس الكفاءة لمستخدمي نظام تشغيل ويندوز وأبل كما يمكن لهذه الفئة من الموظفين تحويل المكالمات الهاتفية من تحويلة المكتب إلى برنامج سكايب للأعمال واستخدام رفع الملفات المهمة باستخدام مايكروسوفت للرجوع إليها في أي وقت. كما وفرت منصات وتطبيقات خاصة بالاجتماعات عن بعد لجميع أعضاء أسرة الجامعة لاستخدامها من داخل وخارج الحرم الجامعي كبديل للاجتماعات المباشرة.